У практиці трудових відносин нерідко виникає питання: коли проводиться службове розслідування, а коли йдеться про дисциплінарне провадження чи притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності. Ці поняття пов’язані між собою, однак не є тотожними.

Службове розслідування – це внутрішня перевірка обставин певної події, дій або бездіяльності працівника чи посадової особи. Його мета – з’ясувати факти: що саме сталося, хто був причетний, чи були порушені посадові обов’язки, правила внутрішнього трудового розпорядку, вимоги законодавства або інші обов’язкові правила.

Загальні засади проведення службового розслідування визначені, зокрема, Порядком проведення службового розслідування, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 13 червня 2000 року № 950.

Дисциплінарне провадження має іншу правову природу. Воно спрямоване вже не лише на встановлення фактів, а й на вирішення питання про наявність дисциплінарного проступку та можливість застосування до особи дисциплінарного стягнення.

Для працівників загальний порядок дисциплінарної відповідальності передбачений Кодексом законів про працю України. Зокрема, стаття 147 КЗпП України визначає види дисциплінарних стягнень, стаття 148 – строки їх застосування, а стаття 149 – порядок застосування дисциплінарних стягнень.

Отже, службове розслідування не завжди автоматично означає притягнення особи до відповідальності. Воно може бути лише етапом збирання та перевірки інформації. Натомість дисциплінарне стягнення можливе лише за умови встановлення конкретного порушення, вини працівника, дотримання передбаченої законом процедури та строків його застосування.

Перед застосуванням дисциплінарного стягнення роботодавець або уповноважений орган має з’ясувати всі істотні обставини, отримати пояснення працівника та оцінити ступінь тяжкості проступку, заподіяну шкоду, обставини його вчинення і попередню роботу особи.

Окремі правила діють щодо державних службовців. Питання їх дисциплінарної відповідальності спеціально врегульовані Законом України «Про державну службу». Зокрема, стаття 65 цього Закону визначає підстави для притягнення державного службовця до дисциплінарної відповідальності та перелік дисциплінарних проступків.

Процедура дисциплінарного провадження щодо державного службовця здійснюється відповідно до Порядку здійснення дисциплінарного провадження, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 4 грудня 2019 року № 1039. Таке провадження розпочинається з видання відповідного наказу або розпорядження про його порушення.

У дисциплінарному провадженні щодо державного службовця формується дисциплінарна справа. У її межах з’ясовуються обставини вчинення дисциплінарного проступку, наявність вини, ступінь тяжкості порушення, заподіяна шкода, обставини, що пом’якшують або обтяжують відповідальність, а також попередня поведінка державного службовця.

Службове розслідування щодо державного службовця також може проводитися, однак його не слід ототожнювати з дисциплінарним провадженням. Службове розслідування має на меті перевірку фактів та обставин, тоді як дисциплінарне провадження – вирішення питання про наявність дисциплінарного проступку і можливість застосування дисциплінарного стягнення.

Судова практика також виходить із необхідності дотримання не формального, а змістовного підходу до дисциплінарної відповідальності.

Так, у постанові КАС ВС від 23 грудня 2025 року у справі № 420/19301/21 Верховний Суд зазначив, що для застосування дисциплінарного стягнення необхідно встановити всі елементи складу дисциплінарного проступку та врахувати обставини, які мають значення для прийняття відповідного рішення.

У постанові КАС ВС від 11 грудня 2025 року у справі № 620/3691/24 Верховний Суд наголосив, що саме лише посилання в наказі на положення законодавства без належного наведення мотивів застосування певних норм права або незастосування інших норм при обранні виду дисциплінарного стягнення, а також ненаведення обставин вчинення дисциплінарного проступку, не є належним обґрунтуванням оскаржуваного наказу.

Велика Палата Верховного Суду у постанові від 11 грудня 2018 року у справі № 810/1224/17 сформулювала важливий висновок: у питаннях дисциплінарної відповідальності державних службовців Закон України «Про державну службу» є спеціальним, тому саме його положення мають пріоритет перед загальними нормами трудового законодавства.

Отже, формальне проведення перевірки або саме лише посилання на висновки службового розслідування не є достатнім. У разі спору суд перевіряє, чи був факт порушення належно доведений, чи дотримано процедури, чи мала особа можливість надати пояснення та чи є застосоване стягнення пропорційним установленим обставинам.

Таким чином, службове розслідування – це інструмент встановлення фактів, а дисциплінарне провадження – процедура вирішення питання про відповідальність. Їх не варто ототожнювати, адже саме правильне розмежування цих понять забезпечує законність управлінських рішень і захист прав працівника чи державного службовця.